¿Qué pasos para organizar un evento se deben tener en cuenta?

Antes de comenzar uno de los pasos más importante para la realización de un evento es tomar en cuenta a quién va a ir dirigido el evento y con qué propósito se debe realizar. Cuando tengamos esto claro podemos comenzar con la organización.

Qué es un evento

Los eventos son uno de los métodos de comunicación masiva que ayuda a dirigir una información completa a un grupo general de personas logrando captar el interés sobre un tema en específico. Sin embargo, para lograr captar el interés de los clientes o interesados de modo exitoso, se debe de tener en cuenta una serie de pasos para organizar el evento. Estos pasos determinarán que acudan las personas adecuadas.

Etapas para organizar un evento

Existen tres etapas bien definidas en la organización de un evento:

Pre-evento

La fase de pre-producción donde se trabajarán varios aspectos como el desarrollo de un briefing, definición de objetivos, desarrollo de la idea, localización del evento…

Día del evento

Consistirá en el desarrollo del evento, ir al lugar donde se va a realizar y gestionar la organización y seguimiento del montaje. Realizar ensayos con un plan de trabajo para que lo pueda seguir el equipo durante el evento. Y tener controlado los proveedores que son necesarios para el proyecto.

Post-evento

Aquí tras tener ya el desmontaje completo del evento pasamos a analizar los resultados obtenidos. Valoraremos la satisfacción del cliente y el impacto generado.

Pasos para organizar un evento

Tras tener clara las etapas explicamos los pasos a seguir en cada una de ellas. Dentro del pre- evento seguiremos los siguientes pasos:

Factores para organizar un evento

Es primordial la elaboración de un briefing donde tendremos plasmado la estrategia a seguir para cumplir nuestro objetivo, para ello en esta fase nos haremos las siguientes preguntas:

• ¿Qué deseas transmitir?
• ¿A quién?
• ¿Para qué?
• ¿Qué objetivos quieres alcanzar con el evento?

Y el factor clave en nuestra estrategia será la creatividad que tengamos para crear impacto y fidelizar al público objetivo. Para ello nos podemos ayudar de elementos tecnológicos como el sonido, la iluminación, imágenes…Escoger lugares amplios para desarrollar cómodamente el montaje y la puesta en escena.

Ten en cuenta que si eliges un lugar lejano al que deba desplazarse todo el equipo supondrá mayor gasto y complejidad para la organización. Y deberás decidir si trabajar con proveedores cercanos al lugar o trabajar con los habituales.

Desarrollo del briefing

En este briefing vamos a ir desarrollando y definiendo poco a poco los objetivos de nuestro evento, cantidad de asistentes, fecha, sede y características de este. Será un resumen para darte una idea de lo que quiere el cliente, un guión para seguir en los siguientes pasos.

Partes del briefing:

• La idea creativa.
• El público objetivo.
• La fecha y lugar de celebración.
• El presupuesto.
• El programa del desarrollo del evento.
• Las gestiones con los proveedores.
• Las acciones durante, antes y después del evento.

Análisis de los objetivos

Aquí fijaremos los objetivos de producción. El proyecto que diseñemos tendrá que tener coherencia con los objetivos definidos anteriormente. Para ello, es recomendable mantener el contacto con el cliente en todo momento para seguir la filosofía y el mensaje que quiere transmitir.

Lista de invitados

Debemos determinar el número y el tipo de invitados del evento. El envío de las invitaciones y la confirmación de los asistentes.

Para las tarjetas de invitación intentaremos darle un toque de creatividad para sorprender al invitado e incitarle a asistir. Independientemente del diseño que elijas es importante que aparezca el logotipo, nombre del anfitrión, nombre del invitado (si es personalizada), lugar del evento, fecha, hora y si se requiere confirmación.

También se puede añadir si deseas un pequeño timing o un mapa de como llegar al lugar de la celebración.

Cómo elegir lugar y fecha del evento

Es importante elegir la fecha y el lugar. Escoger una fecha favorable que no coincida con días especiales como festivos, partidos de futbol, etc. Analizaremos las dimensiones, los accesos, normas de funcionamiento, espacio de almacenaje…del lugar para que sea el adecuado. Además, debemos tener en cuenta que sea un sitio que transmita el mensaje que queremos para nuestro evento.

Elaboración del presupuesto y patrocinadores

En esta fase necesitamos saber que material nos hace falta: micrófonos, equipos de música, mesas, asientos, proyectores…etc. Tenemos que tener proveedores para todo lo que necesitamos tanto en material técnico, como catering, decoración, seguridad…y dejarlo todo bien cerrado antes del evento. Y tener un plan b por si algún proveedor nos falla.

Cuando tengamos seleccionados nuestros proveedores, el lugar, montaje y desmontaje, cartelería, comunicación, personal…podemos empezar a estimar el presupuesto que vamos a necesitar.

Es importante también la búsqueda de patrocinadores para el evento. Una forma sencilla es intercambiando servicios con ellos o elaborar un plan de beneficios para ellos si contribuyen económicamente.

Cómo promocionar un evento

Tras tener todos estos pasos, es hora de dar a conocer nuestro evento. Preparar cartelería, anuncios en redes sociales, medios de comunicación, visita a patrocinadores…

Crea tu propio hashtag y explota las redes sociales con post y fotografías de las preparaciones, y si lo ves necesario puedes recurrir a publicidad en Facebook, Twitter, Instagram o Google Adwors.

En la siguiente fase pasamos a las acciones durante el evento:

Puesta en escena

Ahora se llevará a cabo todo lo planificado en el pre-evento. Para ello realizaremos una reunión previa con todo el personal para que todo este coordinado. Es recomendable realizar varios ensayos antes de la celebración.

Organigrama y cronograma

Debemos tener en cuenta el organigrama del equipo de producción tener un cronograma de actividades con todas las actividades que se van a llevar a cabo y la hora exacta de principio a final.

Después de realizar el evento debemos realizar un reporte con los resultados obtenidos.

Evaluación de los resultados

Una de las opciones para evaluar nuestro evento será enviar encuestas de satisfacción a los participantes, que puede realizarse online.

Agradecimientos

Dedica tiempo a agradecer a todo el equipo implicado, asistentes, medios de comunicación…Y facilita el dossier del evento a los medios de comunicación.

Revisa las redes sociales

Haz una revisión de todas las redes sociales siguiendo tu hashtag para realizar un reporte de la actividad online.

Elaboración de reporte y sugerencias

Finalmente, tras evaluar los resultados obtenidos del evento, sacaremos las conclusiones para transmitírselas al cliente.

Esperamos que te haya sido de utilidad, si necesitas ayuda profesional no dudes en contactar con nuestra agencia de eventos en Madrid.