El protocolo de los eventos de empresa
El protocolo de eventos empresariales es un conjunto de normas y reglas que se deben seguir para garantizar el éxito de un evento. Estas normas se han establecido a lo largo de los años por la experiencia y el conocimiento de profesionales del sector. Dependiendo de como sea el evento habrán unas normas u otras, pero las reglas generales se basan en cuidar la imagen y los valores de la empresa.
Fases de protocolo en eventos empresariales
Pre-evento
El pre-evento empresarial es una reunión previa al evento en sí, en la que se reúnen los organizadores y los patrocinadores para coordinar los últimos detalles. En esta reunión se debe establecer el protocolo a seguir durante el evento, de modo que todos los asistentes estén al tanto de las normas a seguir.
En este momento se realizan las tareas de planificación y coordinación necesarias para el éxito del evento.
Tareas a realizar antes del evento
1. Asegurarse de que todos los asistentes estén al tanto de los objetivos del evento.
2. Crear un ambiente relajado y agradable, para que los asistentes se sientan cómodos y puedan interactuar entre ellos.
3. Proporcionar a los asistentes una lista de temas a tratar durante el evento, para que sepan qué esperar.
4. Hacer que el evento sea lo más interactivo posible, para que los asistentes puedan aprender unos de otros.
5. Asegurarse de que todos los asistentes tengan la oportunidad de participar activamente en el evento.
6. Dar a los asistentes la oportunidad de hacer preguntas y aclarar dudas sobre el tema del evento.
7. Proporcionar a los asistentes un resumen del evento, para que sepan qué se ha logrado durante el mismo.
Durante el evento
El protocolo empresarial suele estar regulado por una serie de instituciones o asociaciones, que son las encargadas de establecer las pautas a seguir. No obstante, cada empresa puede tener su propio protocolo interno, que puede ser más estricto o más flexible que el general.
En esta fase, el protocolo se centra en la ejecución del evento y en la atención a los invitados.
Normas básicas generales a todos los eventos
1. Los invitados deben llegar puntualmente.
2. Se debe mantener una actitud profesional en todo momento.
3. Es importante vestir de forma adecuada para el evento.
4. Los invitados deben comportarse de forma respetuosa hacia los demás asistentes.
5. Se debe evitar el consumo excesivo de alcohol durante el evento.
Post-evento
Después del evento, se realizan tareas de evaluación y seguimiento para garantizar que el evento cumpla con sus objetivos.
Consejos para seguir después de un evento empresarial
1. Asegurarse de tener un plan para limpiar y desmontar el evento. Esto incluirá asegurarse de que todos los residuos se eliminen y que el lugar quede en orden.
2. Contactar a todos los proveedores y confirmar los pagos. Esto ayudará a evitar problemas en el futuro.
3. Si el evento fue filmado o fotografiado, asegurarse de obtener copias de las imágenes para su uso posterior.
4. Analizar el evento y determinar qué funcionó bien y qué no funcionó tan bien. Esta información será útil para planificar eventos futuros.
5. Agradecer a todos los que participaron en el evento, incluyendo a los asistentes, proveedores y personal.