¿Cómo hacer un presupuesto optimizado en un evento?
Es fundamental hacer un presupuesto optimizado en un evento, para ello, es necesario considerar todos los costos asociados con el evento, incluyendo el alquiler de espacio, el catering, la música, la seguridad y el personal. También es importante tener en cuenta el número de invitados que asistirán al evento y el tiempo que se necesitará para preparar el evento.
Queremos ayudarte con este tema, con lo cual vamos a explicarte cómo hacer un presupuesto optimizado en un evento.
¿Cómo hacer un presupuesto de gastos para un evento?
Para hacer un presupuesto de gastos para un evento, primero debes determinar el tamaño y la escala del evento. Luego, debes considerar los costos de alquiler de espacio, comida y bebida, entretenimiento, seguridad y limpieza. También debes tener en cuenta otros costos indirectos, como el transporte y el alojamiento de invitados.
Determinar los gastos comunes
Los gastos comunes para un evento pueden incluir alquiler de espacio, comida y bebida, decoración, música, entretenimiento, impresión de materiales (invitaciones, volantes, etc.), transporte y seguridad.
Diferenciar costes fijos y variables
Los costes fijos de un evento son aquellos que se incurren independientemente del número de asistentes, como por ejemplo el alquiler del espacio o el pago de los empleados. Los costes variables, por otro lado, son aquellos que varían en función del número de asistentes, como los gastos de comida y bebida.
Costes fijos
- Alquiler del local
- Seguro del evento
- Sonido e iluminación
- Marketing y publicidad
- Permisos y licencias
Costes variables
- Material de acreditación, credenciales, programas, folletería, regalos o souvenirs o diplomas.
- Servicio de Catering, Coffee breaks, almuerzos, cenas.
- Personal de seguridad y limpieza.
Imprevistos
El presupuesto de cualquier evento debe ser siempre flexible y con cierto margen para a tener a posibles imprevistos que puedan surgir. No hay un número exacto, ya que depende de varios factores, como el tamaño y la localización del evento, así como el número de invitados. Sin embargo, se recomienda dejar entre un 10% y un 15% del presupuesto total para así tener un fondo de reserva al cual poder acudir en caso de que fuese necesario para imprevistos.
Fuentes de ingresos
Los ingresos de un evento pueden provenir de varias fuentes, como la venta de entradas, patrocinios, donaciones y ventas de productos.
Consejos para ajustar el presupuesto del evento
1. Asegúrate de tener una idea clara de lo que deseas antes de comenzar a planificar. Esto te ayudará a establecer un presupuesto y asegurarte de que no se exceda.
2. Ten en cuenta todos los costos asociados con el evento, incluidos los gastos de alquiler, comida y bebida, entretenimiento, decoración y transporte.
3. Haz una lista de todos los elementos que deseas incluir en el evento y asigna un presupuesto a cada uno. Esto te ayudará a determinar cuánto dinero necesitarás para cada aspecto del evento.
4. Compara los precios de diferentes proveedores para obtener el mejor trato. Asegúrate de considerar todos los costos asociados con cada proveedor, incluidos los gastos de envío y manipulación, antes de tomar una decisión.
5. Utiliza cupones y descuentos para ayudar a reducir el costo del evento. Asegúrate de verificar las fechas de vencimiento y las condiciones antes de utilizarlos.